+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Ответственное поручение как ответить на вопрос

Ответственное поручение как ответить на вопрос

Как известно, функционал помощника или персонального ассистента как бы ни называлась эта должность в трудовой книжке в разных компаниях варьируется в зависимости от специфики и размеров организации, корпоративной культуры, принятой в компании, и личности руководителя. Однако есть обязанности, без которых просто не обойтись любому персональному ассистенту, независимо от места его работы. В числе таковых — контроль исполнения поручений. Во многих организациях неисполнение поручений и отсутствие контроля их своевременного исполнения является проблемой, т.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Размер шрифта.

Ответственное поручение как ответить на вопрос

Cистема управления, построенная на выдаче, регистрации и контроле поручений, распространена во многих компаниях.

Андрей Коптелов о ее плюсах и минусах. Россия управляется непосредственно Господом Богом. Иначе невозможно представить, как это государство до сих пор существует. Если вы работали в российских министерствах, ведомствах или управляющих компаниях крупных федеральных холдингов, то скорее всего встречали систему управления по поручениям. Данная система предельно проста и легка в использовании, ее можно сравнить с автоматом Калашникова, который прост и одновременно эффективен.

И именно за данный подход систему управления по поручениям любят и применяют в России множество управленцев. Для тех, кто не в курсе, как работает система управления, по поручениям, описываю. После этого принимаются те или иные решения, которые оформляются в виде поручений, регистрируются и контролируются по срокам исполнения. Может быть вариант, когда поручения формируются на совещании , и тогда в протоколе указывается перечень поставленных поручений, которые регистрируются, доводятся до исполнителей и ставятся на контроль.

Если для выполнения поставленного поручения необходимо участие представителей нескольких подразделений, то поручение назначается им всем.

При этом один из руководителей назначается ответственным за исполнение данного поручения, и именно он должен представить результаты совместной работы.

Незаменимым атрибутом поручения является срок его исполнения, и именно при наступлении данного срока требуется предъявить руководителю результаты его выполнения. В крупных организациях оно может достигать нескольких дней, что уменьшает срок, оставшийся для исполнения самого поручения. При этом руководители, назначая задачу своему подчиненному, уменьшают срок исполнения. Ведь нужно еще проверить полученный результат самому, дать замечания, а также оставить время на переработку результата исполнителем.

И поэтому исполнитель старается выполнить поручение максимально быстро, часто по формальным признакам, чтобы перекинуть его обратно руководителю. Намного сложнее исполнять поручение, если в качестве соисполнителей поставлены сотрудники других подразделений. Тогда придется работать вместе с ними, а затем согласовывать результаты со всеми заинтересованными лицами.

Такое масштабное согласование с учетом интересов различных подразделений может занять достаточно длительный промежуток времени и потребовать проведения множества совещаний.

И после того, как все соисполнители придут к единому мнению, результат будет продемонстрирован руководителю компании, который выдал поручение. Если руководителю не понравится результат, цикл повторится, правда, уже с большей скоростью, ведь исполнители уже назначены.

Система управления по поручениям имеет свои преимущества: в первую очередь это простота и понятность для руководителей и исполнителей, прозрачность ответственности за исполнение, простота регулярного контроля сроков исполнения поручений. Система контроля исполнения поручений, позволяет легко найти крайнего за срыв сроков или некачественное исполнение.

Ведь все поручения зафиксированы, и можно определить, на какой стадии находится исполнение каждого из них. Затем можно позвонить ответственному или исполнителю и ускорить выполнение поставленного поручения. В тоже время из-за своей простоты управление по поручениям имеет некоторые недостатки, которые необходимо нивелировать при использовании данной системы на практике.

На практике часто встречается недостаточно подробное описание поставленного поручения, что вскрывается только при поступлении поручения к исполнителю на нижнем уровне иерархии, так как руководители на вышестоящих уровнях управления, часто лишь маршрутизируют задачу, без уточнения ее деталей. При этом из-за иерархических барьеров в больших компаниях, уточнить у инициатора поручения, что конкретно нужно сделать по задаче, уже невозможно.

Пример из практики. В одной крупнейшей российской компании состоялось совещание, в результате которого было рождено множество поручений, распределенных по профильным функциональным подразделениями.

Одно из подразделений, получив поручение, не смогло понять из написанного текста, что же все-таки нужно делать, и набравшись организационной смелости, попросило уточнить это у руководителя управленческой иерархии.

Вы профессионалы! Должны сделать в срок, что сказано! Как-то раз руководителю IT-подразделения одной крупной государственной компании поручили купить географическую карту России для размещения на стене в кабинете генерального директора. В результате руководитель IT-подразделения, исполняя поручения, принес две карты: одну бумажную, вторую на экране огромного планшета.

Однако он не угадал ни в том, ни в другом случае. Оказывается генеральный директор хотел объемную карту из пластика, на которой был бы виден российский рельеф в разных регионах. Рекомендация 1. При постановке поручения ключевым фактором успеха является детализация задачи для того, чтобы исполнитель смог четко понять, что ему необходимо сделать.

В каком формате? Что должен сделать? С кем согласовать? Кому представить? В результате большинство поручений исполняется формально. И основная задача исполнителя — закрыть поручение по формальному признаку или на крайний случай сдвинуть его срок, так как для получения качественного результата исполнителю не хватает ни сроков, ни ресурсов, ни полномочий.

На обратный путь от исполнителя к руководителю через всю иерархию — еще пять-семь дней. При этом в результате всех этих действий документ приобретал лишь пару вписанных фамилий и печать, которые вносились исполнителем за час на самом нижнем этаже иерархии. В результате более десяти дней документ гулял по управленческой иерархии, а отрабатывался всего за час, причем самым низкооплачиваемым исполнителем. Рекомендация 2.

При назначении поручений наиболее эффективно его назначать через управленческие слои, как можно ближе к исполнителю. Однако для этого необходимо, чтобы канцелярия или руководитель, маршрутизирующие поручение, точно знали, в каком из подразделений компании находится специалист по тому или иному вопросу, и при назначении уведомляли его руководителя о задаче.

Те, в свою очередь, еще добавляют несколько своих подчиненных. И в результате к исполнению поручения привлекается множество сотрудников, без которых можно было-бы вполне обойтись. Из-за большого количества участников возрастают трудозатраты, а главное — возникает множество противоположных позиций, которые необходимо сводить при исполнении поручения.

Все это не только затягивает получение результата, но и в разы увеличивает затраты на его получение. В одной крупной российской компании количество участников при исполнении различных поручений часто превышало пятьдесят, что приводило к множеству совещаний, и огромному количеству документов и мнений. В результате даже простейшее поручение, такое как ответ потенциальному контрагенту на рекламное письмо, занимало в этой компании минимум две-три недели. Рекомендация 3.

Руководители часто используют систему управления поручениями не только для контроля исполнения ключевых задач, но и для регулярной деятельности, фактически забирая инициативу с уровня менеджмента и исполнителей, тем самым концентрируя принятие всех управленческих решений на верхнем уровне. Такой подход приводит к тому, что сотрудники организации перестают работать самостоятельно и начинают работать только при поступлении поручения.

В данном случае, вся власть концентрируется на верхних уровнях управления, и все решения принимаются только там. Теперь сотрудники работают, только когда поручение есть. А когда его нет, они занимают выжидательную позицию, сосредотачиваясь на любимом хобби или просто ничего не делают.

В одной российской компании количество поручений перевалило за тысячу, при этом любая активность оформлялась в виде поручения и контролировалась. На нижнем уровне сотрудники старались исполнить поручение по формальным признакам максимально быстро. Ведь над ними несколько уровней иерархии, и результат там будет не раз переделан.

Рекомендация 4. Систему управления по поручениям необходимо использовать только для критически важных задач, требующих участия топ-менеджеров и жесткого контроля сроков. Тогда как основной поток задач лучше пускать по регулярному бизнес-процессу, контролируя исполнителей и руководителей по операционной отчетности или через финансовые показатели. Однако в данном случае высший руководитель скорее всего будет недоволен, что вы эскалировали задачу на него.

Можно решить данную задачу на неформальном уровне по принципу помогай другим, и они помогут тебе. Однако с приходом нового руководителя все неформальные связи рушатся, и приходится выстраивать неформальные отношения заново. В одной из компаний подразделения не сотрудничали друг с другом при выполнении поручений. В результате исполнялись только те поручения, в которых участвовало одно подразделение.

А как только в исполнении поручения участвовали несколько подразделений, то срывались сроки исполнения поручений, либо наказывался ответственный и поручение перекладывалось на другого. При этом горизонтальные связи нарушались из-за постоянной ротации руководителей. Рекомендация 5. Второй вариант, который можно использовать для масштабных поручений, это формирование проектной группы со всеми артефактами проектного управления и назначением руководителя проекта, обладающего соответствующими полномочиями и регулярно контролирующего сроки и результаты этапов проекта.

Простота системы управления по поручениям и менталитет российского менеджмента позволили данной системе распространиться среди российских организаций. Однако на практике присущие данной системе недостатки часто превышают достоинства. Поэтому организациям необходимо в регулярном режиме совершенствовать данную систему, повышая ее эффективность. Ведь оптимальной систему управления по поручениям делают руководители или их секретариат, которые должны понимать, как быстрее исполнить то или иное поручение без их массовой рассылки по всей структуре множеству исполнителей.

Они должны правильно маршрутизировать поручения по исполнителям, не допускать формального исполнения, обеспечивать горизонтальное взаимодействие между исполнителями, а также контролировать в системе только критически важные поручения, не регистрируя в ней все задачи подряд. Всё верно - немалую часть проблем можно решить минимальными усилиями. Единственное НО - непонятно на кого рассчитаны рекомендации : Топ-менеджмент крупных компаний часто не опускается до таких вопросов.

А руководители подразделений, департаментов - повлиять на это не могут. Алексей, спасибо за комментарий, статья рассчитана на руководителей всех уровней, ведь плох тот "лейтенант", который не желает стать "генералом" Закон не препятствует пропорциональному снижению ФОТ при переходе на четырехдневную рабочую неделю. Три четверти россиян не верят в пенсии, показал опрос Райффайзенбанка. А те кто верят, полагают, что она составит всего тыс. Японское подразделение Microsoft подвело положительные итоги месячного эксперимента по переходу на четырехдневную рабочую неделю.

Самыми счастливыми оказались - медики, госслужащие и HR-ы. Об этом сообщается в исследовании Headhunter. Написать Вход Регистрация. Корпоративная практика 3 15 ноября Андрей Коптелов Директор по развитию, Москва. Бурхард-Христоф Миних Если вы работали в российских министерствах, ведомствах или управляющих компаниях крупных федеральных холдингов, то скорее всего встречали систему управления по поручениям.

Как устроено управление по поручениям Для тех, кто не в курсе, как работает система управления, по поручениям, описываю.

Резолюции и поручения руководителя

Основными факторами, влияющими на скорость документооборота компании, являются принципы и стиль управления, которых придерживается руководитель. Ответственность органов управления, подразделений и должностных лиц, а также взаимосвязи между ними отражаются прежде всего в организационной структуре компании. Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и сотрудники которого быстро и профессионально смогут подготовить для руководителя или принять самостоятельно самое эффективное решение. По форме представления приоритетными являются поручения, зафиксированные в письменном виде. Поручения руководителя, данные в устной форме, должны быть в последующем оформлены в письменном виде и поставлены на контроль в общем порядке, что и осуществляет обычно секретарь руководителя, действуя самостоятельно или передавая это поручение в делопроизводственную службу компании.

Ответы на поручения

Cистема управления, построенная на выдаче, регистрации и контроле поручений, распространена во многих компаниях. Андрей Коптелов о ее плюсах и минусах. Россия управляется непосредственно Господом Богом. Иначе невозможно представить, как это государство до сих пор существует. Если вы работали в российских министерствах, ведомствах или управляющих компаниях крупных федеральных холдингов, то скорее всего встречали систему управления по поручениям. Данная система предельно проста и легка в использовании, ее можно сравнить с автоматом Калашникова, который прост и одновременно эффективен.

С теоретической подготовкой тоже все в порядке - два высших образования и учёная степень доктора филологических наук. С какой целью? Будет ли болеть за Владимирский край и его жителей? Сегодня Марина Чекунова - гость нашей газеты. Думаю, для Владимира Владимировича было важно, что у меня достаточно большой опыт госслужбы. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Всем лицам старше 40 лет необходимо внимательно относится к состоянию своих глаз.

Руководитель нередко сталкивается с сопротивлением подчиненных как при доведении и внедрении каких-либо решений, порядка, регламентов, так и при постановке задач, делегировании, контроле, наказании и даже поощрении. Исход противостояния чаще всего зависит от того, кто сильнее.

5 способов сделать эффективней исполнение поручений

Cистема управления, построенная на выдаче, регистрации и контроле поручений, распространена во многих компаниях. Андрей Коптелов о ее плюсах и минусах. Россия управляется непосредственно Господом Богом.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Создание эффективной системы контроля исполнения поручений

.

Ваш IP-адрес заблокирован.

.

Поручения руководителя, данные в устной форме, должны быть в свое отношение к вопросу, изложенному в документе; к корреспонденту, Но ответственным исполнителем всегда является тот, чья фамилия названа первой.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как отвечать на неприятные вопросы
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. trolalreli85

    2. если вы уверенны что в стационаре врач подставной и явно хотят срубить бабосов.

  2. Мстислав

    215.3.51. автомобілі легкові та інші моторні транспортні засоби, призначені головним чином для перевезення людей, що відповідають товарній позиції 8703 згідно з УКТ ЗЕД, (крім моторних транспортних засобів, зазначених у товарній позиції 8702 згідно з УКТ ЗЕД), включаючи вантажопасажирські автомобілі-фургони, гоночні автомобілі, у тому числі автомобілі, які в установленому законодавством порядку подаються до органів внутрішніх справ України для реєстрації або перереєстрації у зв'язку зі зміною моделі транспортного засобу, яка до переобладнання під час ввезення відповідала товарній позиції 8704 згідно з УКТ ЗЕД, а після переобладнання відповідає товарній позиції 8703 згідно з УКТ ЗЕД:

  3. atcafliebarb

    Если автомобиль завезен на Себя, но его украли. Стоит ли бояться штрафов?

  4. Рюрик

    Правильно не платить алименты а остольное повинность раба

  5. Анфиса

    Государство для бандитов